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  2. 避免入坑!監理通知單的規范書(shū)寫(xiě)要求和準確使用方法

    發(fā)布日期:2022-11-07瀏覽次數:

    來(lái)源:中鼎景宏

    監理工程師通知單是項目監理機構在工程建設過(guò)程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件,目的是督促承包單位按照國家有關(guān)法律法規、合同約定、施工規范和設計文件進(jìn)行工程施工, 保證工程建設中出現的問(wèn)題(不符合設計要求、施工技術(shù)標準、合同約定等)能得到及時(shí)糾正。 

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    1 監理通知單常見(jiàn)使用誤區

    1.1抱著(zhù)應付心態(tài),流于形式

    如“流水賬似的記錄了巡查所發(fā)現的部分問(wèn)題和質(zhì)量缺陷,再加上一句類(lèi)似于“希望予以整改做結尾”,看似完成了任務(wù)實(shí)則是不痛不癢、敷衍應付,給工程質(zhì)量安全埋下了巨大隱患。

    1.2抓不住重點(diǎn),套話(huà)廢話(huà)太多

    這些通知單不是一針見(jiàn)血地指出問(wèn)題,而是多用套話(huà)、廢話(huà)和空話(huà),如“要按設計圖紙、規范標準施工”、“要完善管理、提升施工水平”等,雖然看起來(lái)洋洋灑灑,但可用的信息很少,讓對方看了也不能深刻意識到問(wèn)題所在。

    1.3 語(yǔ)義表述模糊,容易產(chǎn)生誤解

    如對于具體出現問(wèn)題的部位范圍描述過(guò)于寬泛,對于問(wèn)題的形容沒(méi)有抓住關(guān)鍵、整改只有要求而沒(méi)有具體標準等,這樣不僅會(huì )讓人費解更有可能耽誤問(wèn)題的及時(shí)整改。

    1.4 措辭不當,容易激發(fā)問(wèn)題矛盾

    有的監理人員擺不正自己的心態(tài),或者是因為施工單位的問(wèn)題而產(chǎn)生矛盾,如果將這些負面情緒投射到書(shū)寫(xiě)當中,如出現“態(tài)度不端、屢教不改、素質(zhì)不高”等不當措辭,很容易將小事變大、矛盾激化,所以一定要謹言慎行,用科學(xué)實(shí)事求是說(shuō)話(huà)。

    1.5 行文不規范,讓人一言難盡

    這些想必大家都碰到過(guò),如有的手寫(xiě)版通知單寫(xiě)得歪歪扭扭、勾劃涂改、錯字別字等,有的打印版通知單標題大小、格式不統一、錯字病句等,不僅容易耽誤正事還影響了監理人員的良好形象,所以一定要注意改進(jìn)。

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    2  監理通知單的寫(xiě)作要求與注意事項

    監理通知單應當做到內容準確、態(tài)度嚴肅、運轉合理、行文規范、不偏不倚。

    (1)內容準確,有的放矢。使用原則性的話(huà)要得當、適度,切忌堆積;指出問(wèn)題要實(shí)事求是、有根有據,切忌故意隱瞞或隨意夸大;對于問(wèn)題的描述盡量要坐標化、精確化、數據化,讓施工單位明白具體的問(wèn)題所在和整改要求;對于非原則的問(wèn)題可以用模糊語(yǔ)來(lái)形容,但不要掩藏整改和解決問(wèn)題的主要意圖。

    (2)態(tài)度嚴肅,直面問(wèn)題。通知單的作用是發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題,是對工程質(zhì)量安全負責的體現,所以在行文中一定要實(shí)事求是、敢于直面問(wèn)題;要準確依照標準規范和有關(guān)規定找出問(wèn)題、提出解決方案;要保持獨立自主,準確決策,切不可輕易受第三方的影響。

    (3)運轉合理,管理科學(xué)。傳達類(lèi)通知單應在對施工方和現場(chǎng)情況進(jìn)行綜合、分析之后發(fā)出;約束類(lèi)通知單應在施工方相關(guān)行為發(fā)生過(guò)程中發(fā)出;糾偏類(lèi)通知單應在施工偏差發(fā)生后、隱蔽前或下一道工序開(kāi)始前發(fā)出。有的通知單雖已發(fā)出但種種原因接收方?jīng)]有簽收,如發(fā)生矛盾糾紛,則應以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無(wú)理拒收的通知單則應以監理方送達時(shí)間為生效時(shí)間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單,必須“發(fā)、簽”同步,避免先發(fā)文、再補簽的做法。

    (4)書(shū)寫(xiě)規范,簡(jiǎn)明扼要。打印版行文一定要格式統一,如統一的標題、格式、字體等,并形成規范供所有監理人員學(xué)習使用;內容一定要言簡(jiǎn)意賅,不浮夸、不啰嗦,快速傳達準確信息;手寫(xiě)版通知單現在一般使用的較少,如果手寫(xiě)要先打好草稿,在正式書(shū)寫(xiě)時(shí)要字跡工整、整潔有序,或者在草稿紙上多寫(xiě)幾遍后正式謄寫(xiě)。

    (5)不偏不倚,保持權威。要重視通知單的權威性,發(fā)文慎重、保持克制,如果芝麻大的小事就發(fā)文,時(shí)間長(cháng)了會(huì )造成對方的疲勞心態(tài);要注重和諧關(guān)系的維護,行文以客觀(guān)陳述為主,避免情化。

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